Gestire una redazione di blogger: 6 strumenti indispensabili

Gestire una community di blogger capace di muovere mari e monti con i propri articoli è un sogno, non così semplice da realizzare. Hai bisogno degli strumenti giusti e di regole precise.

 

Oggi la presenza di un blog può fare la differenza nella tua strategia di web marketing. A volte, però, la soluzione è diversa dal semplice blog individuale e si dirige verso la soluzione del multiautore. Ovvero un progetto di blogging con diverse firme. Per i webwriter, per chi scrive gli articoli, non cambia molto: il lavoro è più o meno simile.

 

Il responsabile della redazione online, invece, deve organizzare ogni fase del lavoro. Non è semplice, perché la mole del lavoro è interessante: devi individuare i titoli, devi lavorare insieme agli autori per decidere gli argomenti e sfruttare al massimo le competenze individuali, devi coprire ogni buco e avere sempre l’articolo giusto al momento giusto.

 

Detto in altre parole, per gestire una redazione di blogger hai bisogno di gente competente. E di strumenti utili per organizzare ogni frase battuta dalle tastiere. Sembra un’opera titanica, vero? Soprattutto se il numero dei blogger inizia a crescere. Non temere: ti assicuro che con questi tool puoi velocizzare e ottimizzare gran parte del lavoro.

 

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Per gestire una redazione di blogger hai bisogno di gente competente e buoni tool!

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1. Google Drive

Primo strumento che devi sfruttare appena inizi a lavorare con la nuova redazione di blogger. Google Drive, infatti, è uno strumento (gratuito fino a 15 gigabyte di spazio) che ti permette di creare cartelle e file condivisi in cloud. In altre parole puoi avere un archivio online sempre disponibile, aperto e consultabile da tutti i membri del gruppo.

 

Con Google Drive puoi creare una directory condivisa dedicata al progetto, una cartella per ogni autore o per argomento, dei file condivisi con l’intera redazione o solo con un certo numero di collaboratori. E puoi anche fissare degli appuntamenti per correggere insieme i post. Google Drive, infatti, permette di modificare i file in tempo reale e insieme agli altri utenti collegati. Sembra di lavorare fianco a fianco, vero?

 

Esistono alternative valide a Google Drive? Non le conosco: quest’applicazione cloud è perfetta per la tua redazione di blogging. Può essere utilizzata da desktop o da mobile, e ci sono dei piani a pagamento se hai bisogno di spazio aggiuntivo.

 

2. Dropbox

Google Drive offre molto spazio per archiviare file, ed è una realtà perfetta per creare file di lavoro. Ma io non ho un buon rapporto con le operazioni di storage su Google Drive. Preferisco affidarmi a Dropbox: con questo strumento posso archiviare in cloud un quantitativo infinito di file.

 

Google Drive lo uso per condividere gli articoli con il gruppo, ma l’archivio della redazione è su Dropbox. Inoltre dividere i carichi di archiviazione mi permette di rimanere sempre sotto la soglia dei programmi a pagamento (problema irrilevante se devi lavorare su un grande progetto, ma aspetto interessante per il no profit o i blog amatoriali).

 

3. Google Calendar

Obbligatorio per la tua redazione online. Google Calendar ti permette di creare un calendario online e condivisibile con tutte le persone che partecipano alla redazione online. Puoi creare il tuo calendario editoriale su un foglio di calcolo, magari proprio su Google Drive, ma Calendar ti permette di organizzare i task con ordine.

 

Ogni task può avere un orario di pubblicazione, un alert pop up o via email per ricordare con anticipo la pubblicazione del contenuto. Nel singolo evento hai uno spazio dedicato agli appunti dove puoi indicare dettagli e caratteristiche del post. Puoi anche allegare contenuti da Google Drive: meglio di questo non puoi trovare!

 

In alternativa ci sono degli ottimi plugin per Wordpress che ti permettono di inserire il calendario editoriale nella dashboard del blog. Ti lascio un link utile: Editorial Calendar.

 

 

4. Gruppo Facebook

La tua redazione ha bisogno di un luogo virtuale per ritrovarsi, per scambiare link, per condividere informazioni utili sulle possibili attività da svolgere e sugli argomenti da affrontare. Un gruppo Facebook può essere la soluzione: qui puoi condividere annunci, comunicazioni generali, link che hanno bisogno di particolare attenzione. Mai dimenticare che la redazione è fatta da persone in carne e ossa che vogliono interagire.

 

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Mai dimenticare che la redazione è fatta di persone reali che vogliono interagire

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5. Skype o Hangout

Facebook è utile per mantenere il rapporto quotidiano con il gruppo, ma a volte non basta. Organizza delle call periodiche con le persone che fanno parte della redazione e scambia due parole con tutti i blogger. Con grandi numeri non è semplice, ma grazie agli Hangout puoi organizzare chiamate private fino a dieci persone.

 

Il rapporto che puoi creare con una video chiamata è diverso dalla semplice email o da una conversazione via chat. A volte è necessario riprendere dei rapporti, spiegare dei concetti senza la mediazione di messaggi. Parlare faccia a faccia, anche se attraverso uno schermo, ti permette di risolvere problemi interni e di migliorare la comunicazione del gruppo.

 

6. Gmail

Ultimo strumento da aggiungere alla lista: un sistema per gestire le email con semplicità, ma capace di creare una nidificazione ordinata e gestibile. In pratica, Gmail è indispensabile per smistare i messaggi di posta inviati dai vari autori nelle rispettive cartelle.

 

La vera forza di Gmail è il sistema che ti permette di organizzare lo scambio di email come un botta e risposta. Un aspetto che può diventare utile quando devi gestire il lavoro editoriale di molti autori. Il mio consiglio: dai un colore diverso a ogni autore. Così quando arriva un’email di risposta a una conversazione già archiviata sai subito chi è il mittente.

 

E tu? Quali strumenti usi per gestire una redazione di blogger?

Anzi, la domanda giusta è: tu come li usi questi strumenti?. Perché in fin dei conti non c’è grande differenza tra i tool che puoi utilizzare per gestire una redazione di blogger. Quelli che ho elencato sono i tool più importanti, quelli che riescono a offrire una qualità del servizio maggiore: difficile trovare qualcosa di meglio. A meno che non ci siano esigenze particolari.

 

Ma la differenza non la fa tanto lo strumento, piuttosto il modo in cui viene utilizzato. Tu, ad esempio, hai esperienza di organizzazione redazionale? Quali strumenti usi? Stai creando una redazione e vuoi chiedere qualche consiglio? Lascialo nei commenti.

 

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Stai creando una redazione di blogger e vuoi chiedere qualche consiglio?

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Riccardo Esposito

Riccardo Esposito, webwriter e blogger freelance. Si occupa di formazione per professionisti e PMI, tiene corsi di formazione dedicati al mondo della scrittura online. Ha scritto un libro: Fare blogging, il mio metodo per scrivere contenuti vincenti. Il suo obiettivo: trasformare ogni blog in uno strumento per raggiungere grandi obiettivi.

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